Você não precisa ser um mago para aumentar a lucratividade do seu negócio.

Desde a criação do meu primeiro negócio, sempre me preocupei com o aumento das vendas da minha empresa. A definição de venda é a troca de uma mercadoria ou serviço por dinheiro. Depois de aconselhar centenas de empresários, poderia dizer que a única maneira de manter um negócio aberto é tendo a certeza de que o mesmo terá faturamento. Por outro lado, a lucratividade de uma empresa é ainda mais importante do que as respectivas vendas. No tocante ao quanto seus proprietários podem retirar para si mesmos (tecnicamente conhecido como dividendos), é evidente que é melhor ter uma pequena empresa que tenha lucro, do que ter uma grande empresa sem lucro algum. Entretanto você poderia argumentar que o valor de mercado de uma grande empresa é maior do que a pequena, quando de uma eventual venda da mesma, porém, na maioria dos casos, é muito difícil vender um negócio que não tenha lucro.

Antes de explicar as melhores maneiras para aumentar a lucratividade de sua empresa, vou explicar brevemente como o lucro é calculado. A fórmula é muito simples:

Vendas

(-) Custos

(-) Despesas

= Lucro antes de impostos

(-) Imposto Corporativo

= Lucro depois de impostos

Em suma, o lucro é o resultado do total de vendas da sua empresa, menos os totais dos respectivos custos e despesas. Há também uma diferença entre lucro antes de impostos e lucro depois de impostos. Não devemos esquecer que a empresa limitada por ações deve pagar o imposto corporativo para o governo. No Reino Unido esse imposto é atualmente 20% do lucro da empresa (valor de 2015). Portanto deve-se   evitar retirar todo o lucro da empresa para si mesmo sob a forma de dividendos, antes do pagamento do imposto corporativo.  Alguns empresários retiram o máximo de dinheiro possível na forma de dividendos ou pró-labore durante o ano e, quando chega o momento de a empresa pagar o imposto corporativo, sofre com falta de dinheiro. Por favor, evite essa situação em todos os momentos.

Após esta breve explicação de como calcular o lucro da empresa, farei algumas considerações a respeito das principais formas de aumentar a sua lucratividade:

1. Aumentar as vendas

2. Reduzir custos

3. Reduzir despesas

4. Reduzir imposto corporativo

1) Aumentar as vendas

Nunca pare de investir em marketing

É surpreendente encontrar tantos empresários que acreditam que o marketing é uma despesa do negócio. De um ponto de vista contabilístico eles estão corretos. De outro modo, ter uma boa iniciativa de marketing é a única maneira para sua empresa conquistar clientes. Sempre se deve pensar em novos métodos de marketing que podem ser aplicados para trazer novos clientes. Esqueça as experiências malsucedidas. Você também precisa entender que se deve sempre medir o quanto se gasta em cada iniciativa e qual é o respectivo retorno. Por favor, não confie em apenas uma iniciativa de marketing. Você deve dividir seu orçamento em quantas iniciativas forem possíveis e, em seguida analiticamente, selecione aquelas que trazem os melhores resultados.

Clientes mantidos contra novos clientes

Tenho certeza que você já ouviu a frase “É 10 vezes mais barato manter um cliente do que conseguir um novo”. Não tenho certeza de como o número 10 foi calculado, mas pela minha experiência, manter um cliente é sempre bem mais barato do que conseguir um novo. Portanto, a fim de reter os seus clientes, você deve mantê-los felizes. Para conseguir isso, deve-se sempre colocar o cliente em primeiro lugar. Quando foi a última vez que você ligou para um cliente apenas para saber como ele (a) está? Se você é o tipo de empresário que só fala com seus clientes quando tem algo para vender, posso afirmar que o momento de encerrar o seu negócio está chegando.

Por exemplo, uma das razões pela qual as pessoas estão procurando para negócios uma pequena empresa, é o fato de que elas estão insatisfeitas com o atendimento automático aos clientes pelo telemarketing, oferecido pelas grandes empresas. A negociação com grandes empresas pode ser frustrante: pressionar vários botões ao telefone, esperar em uma fila de ligações e ter que falar com um estranho sobre seus problemas. Certifique-se de que seus clientes tenham atendimento de alta qualidade, serviço personalizado. Se você fizer isso, suas chances de sucesso aumentarão muito.

Sempre tenha um produto ou serviço Premium

Você já viu quantas empresas têm um produto ou serviço padrão e outro premium? Alguma vez você já analisou qual é a razão por trás dessa iniciativa?

A razão é que você sempre pode adicionar um benefício extra ou característica para o seu produto ou serviço padrão, a fim de adicionar um valor extra, podendo assim aumentar os seus preços. Não estou dizendo para esquecer os seus clientes habituais. Você deve sempre tratá-los da mesma maneira. Além disso, você sempre vai ter alguns clientes dispostos a pagar um pouco mais para ter uma experiência ainda melhor. Alguns deles, até mesmo, gostam de ser chamados clientes Premium ou clientes VIP.

Compreender quais os produtos ou serviços estão vendendo mais

Tenho certeza que você já ouviu falar sobre a Lei de Pareto (80, 20). Há muitos livros que falam sobre este assunto. A primeira vez que compreendi como usar essa lei na prática, foi quando eu costumava trabalhar como assistente do meu pai. Ele entende essa lei mais do que ninguém que eu conheça. Vamos aplicar a Lei de Pareto para as vendas da sua empresa. Estou certo de que 80% do seu faturamento vem de 20% de seus produtos ou serviços. Se este não for o caso, 80% do faturamento vem de 20% dos seus melhores clientes. Gostaria de apostar? Estou 80% certo de que eu ganharia a aposta. Se você quiser aplicar este conceito tente este exercício: Prepare uma lista de todos os seus clientes com o faturamento que eles trazem para o seu negócio. Em seguida, basta classificá-los em ordem decrescente com referência aos faturamentos. Então, divida o total de vendas de cada um pelo total de vendas da empresa. Você verá que uma minoria de clientes é responsável por 80% de vendas totais da sua empresa. Você está surpreso? Estou certo de sim.

Agora, o que você deve fazer com esta análise?

A primeira coisa é alocar mais tempo e energia para esses 20% de clientes. Mais uma vez, eu não estou dizendo para esquecer os outros 80%. Eles também são muito importantes para você e sua empresa. Na Vertice Services, nossos clientes sabem que não importa se eles são autônomos ou têm uma empresa pequena, média ou grande, eles são sempre muito bem tratados.

Se você aplicar o mesmo exercício para os produtos que mais vende, deve sempre alocar mais tempo e energia para esses produtos, além de promovê-los mais do que os outros 80%. Você também deve ter mais conhecimento desses produtos que são mais representativos. Para clientes potenciais, eles devem ser apresentados em primeiro lugar. Talvez um leve aumento de preço nos produtos mais vendidos não teria um grande impacto no seu negócio, mas esse aumento poderia definitivamente ter um grande impacto positivo na lucratividade da empresa.

Nunca tenha vergonha de pedir referências 

Algumas pessoas têm vergonha de pedir aos seus clientes por novas referências. Não entendo o porquê, já que alguns deles podem ajudar a trazer novos clientes. Por outro lado, é necessário que fique claro que uma referência individual é diferente de uma referência de negócio. Em uma situação de business-to-business, é muito diferente. A principal diferença é que em um relacionamento comercial de negócios, seu parceiro comercial está à procura de uma comissão de vendas. Por favor, certifique-se de que você compreende a diferença.

Introdução de novos produtos/ serviços aos clientes existentes

Se você estiver numa situação em que seus clientes estão muito felizes com a sua empresa, talvez possa pensar em oferecer-lhes um produto ou serviço complementar. Vou lhes dar um exemplo prático. Vamos supor que você é dono de uma imobiliária que intermedia compra e venda de imóveis. Uma das possíveis oportunidades seria oferecer serviços de reparo e manutenção.

Seja sempre cuidadoso ao oferecer serviços e produtos complementares. Tenha a certeza que você nunca se esquece da principal atividade de seu negócio. Além disso, você precisa ter certeza de que vai prestar esse serviço com a mesma alta qualidade. Você precisa também, e principalmente, evitar a perda de clientes quando fizer este procedimento, caso isto possa provocar problemas de mercado.

Outro ponto a ser considerado é a terceirização de serviços. Caso queira subcontratar outras empresas para vender ou prestar serviços em seu nome, é necessário ter certeza de que você sabe com quem está lidando.  Caso não seja bem analisado e planejado, eles podem praticamente destruir tudo o que você investiu até o momento.

Aumente os seus preços

É surpreendente saber que a maioria dos seus clientes estariam dispostos a pagar mais pelos serviços e produtos que você está vendendo. Isso acontece quando os serviços são de alta qualidade ou quando se oferece um produto muito bom para o mercado.

Não estou afirmando que você deve aumentar os seus preços, mas não há nada de errado nisso. Na minha opinião, você deveria aumentar preços de acordo com a inflação. O aumento seria de apenas 2%, mas seria um pouco a cada ano. Se deixar acumular os reajustes, em 5 anos poderia alcançar um aumento de 10 a 15%, o que pode prejudicar seu negócio, em função das dificuldades da correspondente negociação.

Em alguns casos, um pequeno aumento de 5% pode significar um aumento de 20% na lucratividade da empresa. Pense nisso.

2) Reduzir Custos

Uma das maneiras mais fáceis para aumentar o lucro de uma empresa é reduzir custos.

Alta produtividade pode fazer uma grande diferença

Há muitas maneiras para aumentar a produtividade de uma empresa. Uma delas é administrar o fluxo de trabalho e dividi-lo em processos organizacionais. Dessa forma, é possível fazer uma análise dos processos da empresa e, em seguida, tentar encontrar maneiras para melhora-los.

Você pode pensar que sua equipe tem realizado suas funções de forma eficaz, mas estou certo de que há espaço para melhorias. Podemos sempre melhorar. Pode-se imaginar até que isso não faz sentido porque você é uma empresa com apenas um homem. Isto não tem importância.  A primeira coisa que se deve fazer é preparar uma lista de todas as tarefas que precisa realizar no dia-a-dia. Em seguida, deve-se alocar cada tarefa em cada departamento e garantir que apenas uma pessoa seja responsável em cada departamento.

Investimentos em equipamentos quando necessário

Uma maneira para reduzir seus custos diretos é investir em equipamentos. Isso não significa necessariamente equipamentos de produção, mas pode significar, por exemplo, equipamentos de escritório.  Deve-se sempre procurar por equipamentos que possam substituir a mão de obra. Não estou dizendo para demitir seus funcionários. Você pode sempre encontrar algo mais importante para eles fazerem, caso agreguem valor ao correspondente trabalho e seja justificável economicamente para sua empresa.

Além disso, caso invista em equipamento específico, certifique-se de empregar técnicos específicos para usá-los. Se contratar a pessoa errada para fazer isso, pode custar-lhe muito dinheiro e dissabores. Por favor, não esqueça de contratar seguro para os equipamentos.

Equipamentos podem definitivamente aumentar a produtividade da empresa e, assim, diminuir seus custos.

Investimento em software

Não consigo imaginar uma empresa crescer sem software. Programas de computador ou software   têm sido usados por muitos anos auxiliando empresas. Não só para manter os dados dos clientes, mas também para ajudar a organizar os processos da empresa. Como regra geral, a maioria delas começa a usar qualquer tipo de sistema organizado para controle. Conforme a empresa cresce, torna-se quase impossível controlar os dados usando planilhas do Excel. Essa é a razão pela qual você deve investir em um bom sistema. Software pode definitivamente aumentar a produtividade da sua empresa.

Treinamento de funcionários

É necessário ter certeza de que seus funcionários assumam suas responsabilidades de forma mais eficiente. A falta de treinamento pode diminuir a produtividade da empresa. Portanto é conveniente sempre oferecer treinamento o quanto necessário para ter os melhores funcionários possíveis. Além disso, um empregado bem treinado e motivado também ajudará os novos admitidos. Às vezes, um funcionário bem treinado poderia fazer o trabalho de dois. Acredite.

Terceirize quando necessário

Você realmente precisa de um funcionário em tempo integral para realizar cada uma das atividades da empresa? Na maioria dos casos – especialmente quando a empresa está crescendo – você vai precisar de mais tempo alocado para as atividades que jamais achariam necessárias. Alguns exemplos incluem: cobrança de dívidas, serviços de courier, desenvolvimento de software, hardware e especialista em rede, serviços jurídicos e serviços de marketing.

Certifique-se de empregar subcontratados que entendam os objetivos da sua empresa. Lembre-se, há boas e más pessoas oferecendo serviços para o mercado local. Sempre solicite recomendações de clientes antes de subcontratar alguém. Eu já cometi o erro de contratar a empresa ou pessoa errada.

Ter bons subcontratados pode diminuir os custos da empresa. A pergunta é: quando é melhor ter funcionários ao invés de subcontratados? Resposta: quando se torna mais barato ter um funcionário trabalhando para sua empresa. Leve em consideração que não é apenas o salário de um novo empregado, ele também vai gerar despesas para a empresa, incluindo despesas administrativas.

Na Vertice Services, estamos felizes por ter uma equipe muito boa de subcontratados. Poderíamos, até mesmo, chamá-los de funcionários. Eles são realmente parte da nossa família. Entendem muito bem a cultura e os valores da empresa. São tão comprometidos quanto qualquer outra pessoa em nossa organização.

Manual operacional

Já ouviu falar sobre um manual operacional? Eu acredito que sim. Manual operacional é um documento detalhando os processos de uma empresa. Ele pode ser preparado em vários formatos e deveria ser os músculos da mesma. Você precisará dele para organizar a sua empresa em departamentos, responsabilidades e tarefas. Deve-se anotar tudo em um documento e garantir que seus funcionários entendam bem o manual. Qualquer dúvida deve ser cuidadosamente respondida por você mesmo.  Certamente a sua produtividade vai aumentar quando for preparado um manual operacional para sua empresa. Por que todos acham que o McDonalds é tão bem organizado? Se puder, verifique o seu manual. Eu já o li e posso afirmar que é o melhor manual operacional que já tive conhecimento.

Compre mais por menos e encontre matérias-primas alternativas

Se sua empresa utiliza matéria-prima, deve-se aplicar a Lei de Pareto novamente. Descubra quais os produtos que sua empresa compra em grande quantidade e, em seguida, tente renegociar com seus fornecedores para chegar a um preço melhor. Você também pode tentar se juntar a outras empresas para aumentar seu poder de compra. Outra alternativa seria encontrar novas matérias-primas que pudessem substituir as que sua empresa usa no momento.

3) Reduzir despesas

Sua empresa precisa realmente de um espaço muito grande? O aluguel é caro, especialmente em Londres

Na minha experiência, uma das maiores despesas que seu negócio pode ter – principalmente se você tem um negócio baseado em escritório – é o aluguel. Alugar um escritório em Londres, particularmente, é muito caro. Tente encontrar formas de reduzir essa despesa. Em alguns casos, uma empresa não precisa ter escritório, especialmente com a nova era digital. A maioria dos empresários querem fazer negócios on-line e realizar conversações/negociações via Skype. Eles querem utilizar o seu tempo da forma mais eficiente possível. Na Vertice Services é diferente. Atendemos a grande maioria dos nossos clientes pessoalmente. Eu não reclamo disso, pelo contrário, prefiro ver os clientes pessoalmente e tomar um café do que trocar e-mails. Outra questão é: Você realmente precisa ter o seu escritório em tais áreas? Se não, tente encontrar um espaço semelhante em outra área mais barata.

Troque de fornecedor

Tem certeza de que sua empresa está gastando dinheiro com sabedoria? Encontrar diferentes serviços e fornecedores também poderia diminuir suas despesas. Em um mercado muito competitivo, pode-se encontrar um fornecedor diferente, com preços melhores. Por favor, pense sobre isso cuidadosamente, pois mudar de fornecedor pode afetar também os processos da empresa.

Aplicar um Plano Orçamentário de Despesas

Um Plano Orçamentário de Despesas é uma ferramenta muito útil que pode ajudar a reduzi-las. Você deve saber quanto sua empresa gasta com cada despesa. Prepare documentos simples que contenham o título de Despesas, quanto sua empresa gasta atualmente, o quanto você pode diminuí-la como meta e quando e quem será o responsável para reduzir e atingir este objetivo.

Viajar somente quando necessário

Há muitas pessoas que não entendem a diferença entre férias e viagens de negócios. O principal objetivo de uma viagem de negócios é puramente negócios e não entretenimento. Ao viajar a negócios, certifique-se de que você atinja o objetivo da viagem e volte ao trabalho o mais rápido possível. Viagens – especialmente internacionais – podem custar à sua empresa muito dinheiro. Não há nenhum problema se você quiser aproveitar e passear um pouco, mas você deve entender a diferença entre férias em família e viagens de negócios. Além disso, nesse caso, deve-se viajar sozinho. É preciso ter foco. Você pode planejar férias e viajar com sua família inclusive sem o computador.

Encontre um bom contador

Eu fico muito frustrado quando empresários tentam negociar taxas com consultores, assessores jurídicos e contadores. Os contadores são profissionais que devem trabalhar, a fim de que você tenha lucro. Eles não podem ser vistos apenas como uma despesa da empresa. Quem acha que um contador é apenas uma despesa, deve preparar a sua própria contabilidade.  Nosso objetivo é que você reduza suas despesas e dores de cabeça, aumentando seus lucros.

Além disso, tenha cuidado com contadores. Eles podem ser criaturas perigosas que pensam somente em si próprios.

Tenha cuidado com os advogados

Advogados são especiais também. A maioria deles são profissionais, mas alguns sempre esquecem suas calculadoras. Eles podem fazer você assinar um acordo em aberto, ao dar uma ideia de quanto você provavelmente vai gastar. Depois de alguns meses, você percebe que gastou dez vezes mais do que o valor acordado. Tente cancelar o contrato legal com eles e então vai ter que gastar mais uma boa quantia, para contratar alguém que represente sua empresa no tribunal contra o advogado anterior. Um conselho seria ter certeza que seu advogado lhe informe o preço real e não uma estimativa.

Reduzir custos legais (tentar acordos antes de ir ao tribunal)

Já conversei com muitos empresários e nunca vi uma empresa que não tenha passado por uma disputa legal no passado. Isso acontece o tempo todo. O conselho é tentar evitar os custos jurídicos desnecessários, o máximo que você puder. Eles podem custar muito caro. Tente chegar a um acordo antes de ir ao tribunal. Além disso, você precisará reservar tempo e energia para ir ao tribunal que, em alguns casos, são inestimáveis.

Marketing deve ser medido

Como mencionei antes, sempre se deve analisar qual será o retorno financeiro de qualquer iniciativa de marketing. Você também precisa ter a certeza de encontrar a empresa de marketing correta. Pode lhe custar até três vezes o valor previsto. Caso contrate a empresa de marketing errada, você vai ter que repetir o mesmo projeto mais de uma vez.

Tenha cuidado com pessoas que dizem que são ótimos consultores

Deve-se ter muito cuidado com o tipo de consultor de negócios que se está comprando consultoria. Se você contratar um bom, prático e experiente consultor de negócios, ele poderá ajudá-lo com indicações de contato de sua rede, bem como ajudá-lo a aumentar a sua rentabilidade.

Tenha cuidado com despesas que podem danificar a reputação da sua empresa e afetar a satisfação do seu empregado

É necessário ser cuidadoso com o plano de redução de despesas gerais. O que estou tentando dizer aqui é que algumas despesas não podem ser reduzidas, sem uma análise prévia, pois isso pode reduzir a satisfação/ moral do seu empregado e/ ou cliente, o que pode ser perigoso. Por exemplo, digamos que a sua empresa tenha dado uma festa de aniversário para cada funcionário e, em seguida, você decide parar toda a celebração paga pela empresa. Pense duas vezes antes de fazer isso porque as pessoas vão ficar chateadas e você precisa contornar esta decisão com muito cuidado.

4) Reduzir imposto corporativo

Escolha a melhor estrutura legal

Você precisa descobrir qual é a melhor estrutura legal para sua empresa. Você pode, no momento, trabalhar como autônomo, mas uma vez que seu negócio atinge um determinado nível de faturamento e lucro, será mais vantajoso estabelecer uma companhia limitada. Companhia limitada tem vantagem fiscal em comparação ao trabalhador autônomo, pois é possível ser diretor ou acionista. Dessa forma, você pode optar por ter um salário como diretor ou pode retirar o dinheiro como dividendos. Ao mesmo tempo, você não é obrigado a sacar todo o dinheiro na forma de dividendos. Você tem a opção de manter o lucro como lucro acumulado,  transferindo sua retirada para o próximo ano.

O objetivo desse artigo não é descrever em detalhes a melhor estrutura legal para sua empresa, mas alertá-lo de que é preciso ter um bom contador. O contador tem de rever a sua situação com bastante frequência para aconselhá-lo no que fazer. Pode fazer uma enorme diferença para a sua rentabilidade se você não estiver usando a melhor estrutura fiscal legal para seu negócio.

Prepare um orçamento para o valor que a empresa deve pagar como Imposto Corporativo

Muitas vezes os empresários esquecem de manter uma reserva na empresa separada para pagar o imposto corporativo, que é de 20% do lucro da empresa. Esse imposto deve ser acessado e pago nove meses após o aniversário financeiro da mesma (após 12 meses). Isso significa que a empresa deve pagar o imposto corporativo apenas 21 meses após ter sido registrada. Você precisa ter certeza de que o negócio terá recursos financeiros para pagar o imposto. Se a empresa não tiver os fundos disponíveis, receberá multas e sobretaxas.

Nunca se esqueça do VAT

VAT significa imposto sobre o valor agregado. É um imposto indireto que a sua empresa deve cobrar uma vez que atinge um determinado limite de vendas. Não é meu objetivo entrar em detalhes sobre o VAT. No entanto, se você prevê que seu limite vai certamente chegar a este nível de faturamento, gostaria de aconselhá-lo a prever o VAT desde o início. As duas principais vantagens de ser proativo são:

1. Você pode creditar como uma entrada de VAT, qualquer VAT que seu negócio tenha gasto em despesas.

2. Você vai evitar surpreender seus clientes quando, de repente, precisar aumentar o preço de produto ou serviço em 20%. Se eles não estiverem dispostos a pagar um preço mais elevado, a sua empresa terá que pagar por si mesma e isso poderia custar muito dinheiro. Além disso, o lucro do seu negócio vai certamente diminuir.

POR FAVOR, tenha sempre cuidado com o limite de VAT.

Invista dinheiro antes que sua empresa pague os impostos

Outra maneira para diminuir a rentabilidade é sempre investir como retorno na própria empresa. Além disso, trazer despesas previstas para serem gastas para o próximo ano, para o ano atual, também podem aumentar seus custos e despesas e, assim, diminuir a rentabilidade, fazendo com que a empresa pague menos impostos.

Espero que você tenha apreciado este artigo. Comentários, dividas e sugestões são bem vindos através do meu emailrodolfo.b@verticeservices.com

Rodolfo Basilio é Contador Senior, diretor da Vertice International Accountancy and Consultancy (www.verticeservices.com)